2012年8月10日 星期五

兩個法則,增加個人生產力

前幾天曾經談過,要完成一件事情,做什麼比如何做更重要。但是,應該要如何決定什麼事是「有效」的事呢?

帕金森定律

上面那張圖應該大家都有看過,令人會心一笑的網路圖片。這張圖片不但中肯,而且符合帕金森定律
帕金森定律,簡單的說,就是一件任務的複雜度會因為截止時間的不同而有所變化,截止日期逼近,我們就會發揮潛力想盡辦法在最快的時間內完成。


80/20法則
這也是一個有名的管理學法則,又稱帕雷托法則。當時Vilfredo Pareto發現其碗豆園裡80%的產量是由20%的碗豆產出的。這也可以這樣造樣造句:

  • 80%的成果來自於20%的努力。(忘記一分耕耘一分收穫吧)
  • 一間公司80%的收入,是從20%的客戶上賺來的。
  • 一個社會80%的經濟貢獻,是由20%的人提供的。
  • 你所讀的書,80%的內容只有其中20%是重點。
兩個法則的結合
綜合以兩個法則,我們可以得到一個結論:
我們應該花最短的時間(帕金森定律),做最重要的事(80/20法則)。

所以,永遠要問自己,我正在付出心力的事情,是那20%的因嗎?並且給自己一個合理的時限。其他的時間呢?當然是去做會讓自己「興奮」的事囉,這個下次再談。

2012年7月18日 星期三

自由業者指南

自從我不再坐辦公室後,除了一邊尋找工作機會以外,也一邊參考網路上關於自由業者的生活方式,前一陣子剛好在Hacker News看到一篇Mike Rooney寫的Freelancing: A 6-Month Retrospective,剛好為我指引了一個方向,在這裡用我破爛的中文與英文能力分享如下。

Mike Rooney說,想要轉職為自由業者原因,是因為不想把自己生命中最健康的時光花在每周40小時以上的辦公室裡,他想花更多事情在他想做的事上,如烹飪、爬山以及禪修等等。而自從變身為自由業者後,不但工作的時數少了,還有了更多的休假時間,每周做瑜珈或爬山的次數從沒有變成兩次,最重要的是,收入沒變!

身為一個自由業者,便會面臨兩個難題:金錢及時間。如何規劃不固定且無法預期的收入又不浪費空閒時間而將時間花在必要的事情上,成為一個重要課題。

金錢:將業務視為一門事業
Mike Rooney說她最愛的金錢管理方式就是將他的業務視為一門事業。
首先,先開立一個獨立的帳戶,將接案的收入扣掉稅金後都存在該帳戶裡,並每個月從該帳戶裡支付自己固定的薪水。
第二,算出自己每個月的基本開銷,如租金,會費,食物等等。可以把這個數字乘以1.3倍左右,來應付無法預期的開銷。


時間:不為工作而工作
首先,作者幫自己設定每周20小時的工作時間。而且無論哪個客戶都是如此。前面提到獨立帳戶的結餘可以讓自己知道是否需要工作。比如可以幫自己預留三個月的薪資,若工作完成後的收入超過這個數字,就能夠休息等帳戶餘額快要低於這個下限時再開始工作。
第二,明智地運用時間。作者在幾年前便不再使用google reader,這讓他每週省掉了幾個小時,並將許多遊戲都卸載。

除此之外,作者列了一份待完成的清單,包括一次性地即循環性的,並推薦了Joe's goal這個網站。


作者看來很enjoy在自由業的生活裡,下個目標是降低至每週16小時,總之這是個可以嘗試的方向。

2012年7月17日 星期二

要做「有效」還是「有效率」的事?

Via Onilad, CC License

最近在讀Timothy Ferriss的The 4-Hour Workweek: Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich一書,發現了一個很棒的概念,在這裡加入自己的經驗分享如下:

有效與有效率,看似好像差不多的兩個詞,失之毫釐差之千里,這兩者在內涵上有全然的不同。
兩者的定義分別為:

  • 有效:意指能夠最有幫助達成目標的手段。
  • 有效率:意指以最少的資源(時間、金錢),最快或最完整地完成被交代任務,不論該任務是否重要。
自古以來最大的迷思就是,我們總是認為做事時應該要非常的有效率,不管這件事是否有效

我曾經做過一份電訪員的工作,目的是一天完成40份的市場調查問卷,對象是各大中小企業的高階主管(完成是指對方沒有掛你電話,從頭到尾回答所詢問的問題)。可以比較一下兩者的差異:
  • A從早上九點到下午六點,勤奮的打了100通電話,得到了40份有效的問卷,花了8小時。也就是說,A完成1份問卷的時間是12分鐘
  • B發現其實打電話最大的問題是會被總機小姐掛電話,於是選擇早上八點到八點半,以及下午六點到六點半的時間,避開總機還沒上班或已經下班的時間找高階主管,於是乎他在這兩個時段便能完成了12份問卷。也就是說,就這一小時而言,B完成1份問卷的平均時間是5分鐘
綜合上述有兩個結論我們必須銘記在心:
  1. 把一件不重要的事做好,不會讓它變得比較重要。
  2. 需要花大量時間的事不見得比較重要。
所以:「做什麼」「如何做」更重要,這裡不是說「有效率」不重要,但前提是把這份效率用在做「有效」的事上

你有任何「有效」完成任務的經驗嗎?歡迎各位的分享。

2012年7月16日 星期一

什麼叫做保險代位?

常常在教課書上面看到所謂的「保險代位原則」,但究竟這是什麼意思?

首先可以思考一個問題,小明為自己心愛的跑車向保險公司買了一百萬的車險,一天在路上被大卡車迎面撞擊,車子全毀,損失一百萬,這時小明會產生兩個權利:

  1. 向保險公司請求100萬元的保險金。
  2. 向大卡車駕駛請求100萬元的賠償。
此時若小明向兩者同時請求各100萬元,那麼他將會因為車禍而賺了一百萬(扣掉繳出的保險費)!這麼一來,只要有保險,除了可以向保險公司請求以外,還能再向加害請求,那麼保險制度反而會變成被保險人獲利的工具!

有了這個誘因(撞一台車能換兩台車),這個社會將會車禍頻仍,這就是所謂的「道德風險」。

因此我國的保險法第53條規定:「被保險人因保險人應負保險責任之損失發生,而對於第三人有損失賠償請求權者,保險人得於給付賠償金額後,代位行使被保險人對於第三人之請求權;但其所請求之數額,以不逾賠償金額為限。」

若以上面的例子說明,保險公司在給付小明一百萬後,小明對大卡車駕駛的一百萬損害賠償請求權,便法定地移轉給保險公司,冤有頭債有主,保險公司便能夠轉過身向大卡車駕駛請求那一百萬元。
由於小明對大卡車駕駛的權利已經移轉給保險公司,他就不能再向大卡車駕駛請求賠償了。

以上就是保險代位原則的簡單說明。但該原則並非一體適用於所有保險類型裡,下一篇文章將會做進一步說明。

2012年7月4日 星期三

我如何使用Evernote


為了響應電腦玩物的這篇文章,馬上向站長介紹了我如何使用Evernote,也同樣發佈在這裡。


一、這是我的evernote畫面
(一) 上半部:


(二) 下半部:


二、記事本介紹(從上至下)
(一) @!!lifeplane(堆疊):這裡面包含了我在人生各個領域所希望達到的目的以及目前的現狀,以「健康」為例。

人生有許多目標需要努力,往往其中一個作得很好而其他方面卻很差勁,例如工作上非常有成就,卻失去了健康及家庭,透過許多記事本的並列,我們就可以隨時查閱課目標的進度並達到各個目標間的平衡。


(二) @Blog:與寫部落格相關的資料我會放在裡面。

(三) @Food:這些是使用 Food APP儲存的內容。

(四) @Inbox:要達成將事情做完這個目的,其中一個要件事不能遺漏,我將此筆記本作為預設記事本,所以任何訴記的內容都會出現在這裡,並讓我在空檔時歸類。

(五) @InHealling:這是私人內容^^

(六) @KeepInMind:這是一些我覺得對我重要的名言錦句,需要時時刻刻放在心上,有些是鼓勵自己,有些是小提醒,心情不好時可以來這個筆記本看一看,能收提起精神之效。

(七) @Project:這裡是一些要完成的專案內容

(八) @ReadItLater:因為有了evernote,我已經完全捨棄Pocket或Instapaper等稍後閱讀的服務。以免搞不清楚某篇文章是存在eveernote還是pocket,也減少在行動裝置上APP的切換。當讀完以後可以視情況刪除或移至@Archive中。

(九) @SomeDay/Maybe:這是一些「也許」要完成的事項,主要是一些放棄的內容,但將來有機會完成,或有興趣但以目前狀況做不到的事項。不定時審閱一下內容提醒自己有能力時要回來把他們做完。

(十) @WatchLater:稍後閱讀的youtube版
(十一) @WorkMemo:一些工作上的鎖事,例如永遠記不住某人的分機可以寫在這,有事件要呈報上級時的程序應該如何等等的內容。

(十二) @名片夾:拍下的名片放在此處。

(十三) @Archive(堆疊):裡面事一些我覺得應該要儲存下來以便快速搜尋的內容,其中「@每日網摘」這個記事本是每天閱讀文章所剪下(詳見下述網頁擷取)的資料。
圖:

三:其他應用
(一) 標籤:我會將事項成圖示中的幾個標籤,其中與學習有關的會以「1~4」標示,其中「奮鬥」只得是為人生成就而努力的部分(請參考http://www.books.com.tw/exep/prod/booksfile.php?item=0010449214),例如「考多益」屬於1,學會理財屬於2等);而與工作或生活有關則有A~D等標籤,來決定處理優先順序。


(二) 網頁截取:在網頁擷取上,使用chrome能夠將選取的項目按右鍵將反白的部分擷取至evernote,非常方便。



網路上文章常常重點只有一兩個,那我就會將該文的重點劇選取後案右件擷取至evernote,整理時並使用合併記事的功能,標題打上日期後歸檔。


以上就是我的evernote分享。

2012年6月29日 星期五

謝謝你給我這個機會


告別了待了四年的出納組,不過也沒有甚麼不捨,大概是覺得反正以後大家要相件很容易嘛,實在是不用把氣氛弄得那麼感傷。所以沒有一一道別,就這麼揮揮衣袖走了。

主管說好像看著我在那裏長大,想想也是。當時乳臭未乾的小子,錄取後第一天上班就剃了個奇形怪狀的髮型去報到,記得主管當時問了我一句話:「你,不會很容易和人家起衝突吧?」「當...當然不會啊。」
雖然外型有點不夠正派但我依然適用很誠懇的態度待人接物的。

結束是另一個開始,將要正式邁入職場,心裡也有些許的不安。

這一陣子一直衝擊我的,是「改變」這個念頭。
「我一定要在別人的期望下生活嗎?」是我一直在思考的問題。

念了法律系為什麼一定要考到律師執照?為什麼一定要多讀書?為什麼一定要悶著頭苦幹實幹將來才會有出息?為什麼一定要找一份安定的工作?為什麼一定要去考公務員!!??

往心目中的成功邁進,接下來的路會充滿挫折,我只期望自己能夠買懷感激地對使我失敗的人說:謝謝你給我這個機會。

2012年6月28日 星期四

跑者回顧


去年八、九月與十月都有跑步,到十月的巔峰狀態是每天可以跑7公里,結果不知道怎麼搞得到11月時就完全停止了。

跑步其實是很開心的事,是一段與身體的對話,哪天睡太少,吃太多,其實反運動的過程中都能感到差異。

事後來看看自己的身體還不會太差勁,至少從數據可以看出進步的速度是挺快的。
入伍前繼續用跑步來鍛鍊身體吧。